Учет топливных карт в бухгалтерии

Многие компании, работающие в сфере грузоперевозок, или активно пользующиеся собственным автопарком, сталкиваются с большими топливными расходами. Снизить их, оптимизировать их и обеспечить полный контроль позволяет использование топливных карт. Плюсы такого решения очевидны, так как подобные льготные предложения от сетей АЗС и сторонних процессинговых операторов дают возможность снизить расходы на горюче-смазочные материалы, минимизировать вероятность воровства топлива со стороны водителей, а также упрощают бухгалтерию. Но сложности остаются. В основном они связаны с разрывом по срокам между фактической заправкой (приобретением бензина или дизтоплива) и поступлением отчетных документов от поставщика ГСМ и иных сопутствующих услуг (если таковые предусмотрены).

Особенности использования топливной карты

Карта на ГСМ в отличие от аналогичного банковского инструмента (дебетового или кредитового) не является платежным средством, а представляет собой технический инструмент для сбора и оформления строгой отчетности предприятия по топливным расходам. Существует несколько основных типов карточек с различными способами учета и расхода топлива:

• Лимитированные. Имеет определенный лимит по топливу, который прописан в договоре. Держатель или его представитель может заправляться в течение лимитированного срока на определенное количество ГСМ. Например, не более 20 литров в сутки. По истечению срока лимит возобновляется.
• Нелимитированные. Не имеют ограничения на литраж топлива в рамках общего внесенного количества ГСМ. Владелец или его представитель могут заправляться в любое время без каких-то ограничений – главное, не превышать общее количество литров на топливной карте.
• Литровые. Здесь лимит устанавливается в литрах определенного вида топлива – без учета от его фактической рыночной стоимости на сегодняшний день (момент покупки/забора).
• Денежные. Расход определяется в зависимости от денежной суммы, находящейся на счету. В случае достижения нулевого баланса или иной установленной суммы, пользовании инструментом блокируется до последующего пополнения.

Выбор конкретной топливной карты и ее возможностей полностью в руках владельца или руководителя предприятия.

В зависимости от типа и вида инструмента учет топливных карт осуществляется по-разному и требует обязательного знания определенных нюансов.

Приобретение и оформление топливной карты

Для покупки и подписания договора можно обратиться в офис сети АЗС или процессинговой компании, которая предоставляет топливную карту. Некоторые организации делают это бесплатно, но предусматривают договором штрафные санкции за досрочное прекращение соглашения. Обычно заключается классический договор поставки, но с некоторыми нюансами. Топливо будет предоставляться компании клиента путем выборки его на автозаправочных станциях поставщика. Днем поставки и моментом перехода прав на ГСМ от поставщика к клиенту считается момент заправки. При этом стоимость топливной карты и иные платежи от клиента (например, за горючее, если предусматривается авансовый платеж, а не последующее пополнение счета) расцениваются как предоплата за услуги и ГСМ.

В зависимости от того, на каких условиях оформляется договор, в бухгалтерии он может быть оформлен по-разному:

• Приобретение с условием возврата. Топливная карта при этом передается клиенту под залог и остается собственностью эмиттера – компании, выпустившей ее. Поэтому учитывать расход следует отдельно от собственного имущества компании. В случае прекращения соглашения или досрочного разрыва договора карточка возвращается оператору или АЗС, а бывший держатель получает обратно ее залоговую стоимость.
• Приобретение за фиксированную плату. В таком случае потраченные деньги за вычетом 20% НДС списываются на затраты предприятия. Стоимость топливной карты лучше учитывать не на балансовых счетах, а сумму НДС отразить в отчетности отдельным пунктом.

Также необходимо осуществлять налоговый контроль этих приобретений, кроме случаев, когда соглашение предоставляется эмиттером безвозмездно или под залог, ведь компания-держатель в этом случае фактически не получает никакой экономической выгоды. При покупке карточки ее налоговый контроль производится вместе с другими затратами.

Работа с картами

Обычно топливные карты выдаются и закрепляются за водителями или руководителями. Но по закону они также при этом не получают какой-то экономической выгоды (денег). Поэтому бухгалтерский учет здесь также не осуществляется.

В качестве альтернативы и для контроля рекомендуется завести журнал учета с информацией о пользователе. Карточку при этом он может получать с началом смены и сдавать по ее окончании. Также можно предусмотреть другой порядок пользования – в зависимости от финансовой политики предприятия и характера учета расходов на горючее.

Бухучет расходов на топливо

Отслеживание любых топливных операций возлагается на эмиттера карты. При этом держатель, руководитель компании или непосредственный пользователь может получать полную информацию с выпиской за оговоренный в договоре отчетный период. Параллельно этому обычно ведется контроль в соответствии с информацией пользователя (водителя), взятой из путевых листов и чеков с АЗС.

По окончанию отчетного периода (обычно, в конце месяца) компания, выпустившая топливную карту, представляет клиенту отчетные документы:

• Счет-фактуру.
• Акт приема-передачи с указанием наименования и объема фактически забранного топлива.
• Полный отчет по операциям – поступление денежных средств и заправки топливом.

В качестве контрольного документа (а также при наличии расхождений в расчетах) сторонами может быть составлен акт сверки по топливным расходам.

Расходы на топливо по топливным картам относятся к обычным расходам предприятия, а потому могут учитываться для уменьшения базы налогообложения, если это предусмотрено выбранной налоговой системой. Для этого владелец предприятия должен предоставить в налоговые органы соответствующие документы:

• Обоснование затрат в пределах существующих норм и рыночных цен на ГСМ.
• Подтверждение затрат на бензин и дизельное топливо.
• Доказательства приобретения ГСМ для предприятия с целью получения им прибыли.

Любые затраты сверх установленных норм расхода ГСМ также учитываются, но не принимаются в налоговый расчет и не могут учитываться для снижения базы налогообложения.

Рекомендации по учету топлива при работе с топливными картами

Существует ряд нюансов и полезных рекомендаций, которые облегчат подсчет расхода ГСМ и затрат на топливо в бухгалтерской сфере. Поэтому перед началом работ с топливным картам необходимо позаботиться о следующих аспектах:

• Стоимость карты должна учитываться на забалансовых счетах предприятия, а бухгалтеру необходимо открывать отдельный счет и субсчет для учета отдельно ГСМ и карточки.
• На предприятии должна быть Учетная политика с указанием информации о порядке постановки карточки на баланс, методике учета расходов на заготовку и хранение ГСМ, наименовании и местоположении складов хранения, стоимости прихода и списания топлива и т.д.
• В Учетной политике должны быть указаны нормы расхода ГСМ и метод расчета затрат и налогов. Нормы расхода топлива должны соответствовать нормативным документам Минтранса.
• Полностью обдумать и утвердить документооборот, например, бланк путевого листа и другие необходимые для контроля и отчета документы.
• Рекомендуется осуществлять контроль и составлять отчеты о расходовании горюче-смазочных материалов сверх установленной соответствующим приказом на предприятии нормы.
• Необходимо оформить и вести журнал учета, где будет отслеживаться поступление, списание, движение, передача и другие действия по карточкам.
• Рекомендуется проводить ежемесячную проверку расходов на предмет соответствия отчета поставщика и внутреннего документооборота.

Таким образом, работа с топливными картами должна быть тщательно подготовлена и организована. Только в этом случае можно гарантировать отсутствие ошибок и неточностей, которые могут стать проблемой при составлении финансовой отчетности предприятия и уплате налогов.

С другой стороны, работа с карточками на топливо позволяет существенно упростить бухучет на предприятии, так как дает возможность полностью отказаться от использования наличных средств в этой сфере. В свою очередь это положительно сказывается на расходах организации, ее налоговых затратах, потерях на нечистоплотности и мошеннических действиях водителей. Кроме того, при правильной организации работы и контроля, карты на ГСМ – это упрощение бух.учета и возможность снизить соответствующую статью расходов.