Полезные статьи
Топ причин повышенного расхода топлива
ПодробнееПорядок учета и списания ГСМ
Грамотный порядок учета и списания ГСМ — это основа финансовой безопасности любого предприятия, использующего транспорт. Горючее традиционно относится к высокорисковым активам: его легко слить, трудно проконтролировать фактический остаток, а налоговые органы уделяют пристальное внимание обоснованности таких затрат. Для собственника бизнеса отсутствие контроля означает прямые убытки, а для бухгалтера ошибки в документации чреваты доначислениями налога на прибыль и отказом в вычете НДС.
Что такое ГСМ и почему важен их учет
Под аббревиатурой ГСМ (горюче-смазочные материалы) в хозяйственной практике понимается широкий спектр нефтепродуктов и специальных химических жидкостей, необходимых для эксплуатации техники. Технически и экономически это одна из самых затратных статей в обслуживании автопарка.
Важность строгого контроля обусловлена двумя факторами:
Коммерческий фактор. Без учета расходы на содержание транспорта становятся «черной дырой». Неконтролируемое потребление, хищения водителями и неисправности топливных систем могут увеличивать бюджет автопарка на 15–30%.
Налоговый фактор. ФНС требует документального подтверждения того, что каждая заправленная тонна или литр были использованы в производственных целях. Если учет ГСМ ведется с нарушениями, инспекторы снимают расходы, доначисляют налог на прибыль, пени и штрафы.
Классификация ГСМ для целей бухгалтерского учета
Для корректного отражения операций на счетах бухгалтерского учета необходимо четко классифицировать запасы. В бухучете принято детализировать эксплуатационные материалы по их физико-химическим свойствам и назначению, что упрощает инвентаризацию и списание.
Основные группы включают:
Топливо. Самая объемная категория. Сюда входят бензин всех марок (АИ-92, АИ-95, АИ-98), дизельное топливо (летнее, зимнее, арктическое), сжиженный и сжатый газ.
Смазочные материалы. К ним относятся моторные, трансмиссионные и индустриальные масла, а также пластичные смазки (например, литол или солидол). Особенность этой группы в том, что нормы их расхода часто привязаны к расходу топлива (например, литры масла на 100 литров бензина).
Специальные жидкости. Тормозные и охлаждающие жидкости (тосол, антифриз), жидкости для омывателя стекол, AdBlue (реагент для дизельных двигателей).
Особое внимание уделяется группе горюче смазочных материалов, поскольку это активы с высокой оборачиваемостью. Правильная кодировка номенклатуры в учетной программе (например, 1С) позволяет избежать пересортицы и ошибок при формировании себестоимости.
Общие положения учета ГСМ
Вне зависимости от масштаба предприятия и режима налогообложения, учет строится на непрерывном контроле движения материалов. Жизненный цикл ГСМ на предприятии включает три этапа: поступление ГСМ (приобретение), хранение (в баках или на складе) и выбытие (списание в производство или реализация).
Организация обязана закрепить выбранный алгоритм действий в учетной политике организации. Этот внутренний регламент должен определять:
момент перехода права собственности на топливо;
метод оценки запасов при выбытии;
периодичность проведения инвентаризации остатков в баках;
перечень лиц, имеющих право подписи на первичных документах.
Принятие к учету происходит по фактической стоимости, включающей сумму, уплаченную поставщику (за вычетом НДС), и затраты на доставку или консультационные услуги.
Списать стоимость топлива на затраты возможно только при одновременном соблюдении двух условий: наличие первичных документов и обоснованная производственная необходимость.
Нормативная база учета и списания ГСМ
Работа бухгалтера с топливом жестко регламентирована. Хаотичное списание ГСМ недопустимо. Основу правовой базы составляют Налоговый кодекс РФ (в частности, ст. 252 об обоснованности расходов и ст. 254 о материальных расходах) и Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
С 2021 года также важно учитывать требования ФСБУ 5/2019 «Запасы». Согласно этому стандарту, запасы, предназначенные для управленческих нужд, могут списываться сразу в момент приобретения, однако для топлива, используемого в основной деятельности (перевозки), классический складской учет обязателен.
Ключевые нормативные документы
Чтобы списание ГСМ не вызывало вопросов у аудиторов и налоговиков, необходимо опираться на официальные рекомендации и внутренние акты.
Базовые документы для работы:
Распоряжение Минтранса РФ № АМ-23-р. Этот документ содержит базовые нормы расхода ГСМ для тысяч моделей автомобилей. Хотя для коммерческих организаций он носит рекомендательный характер, налоговая инспекция часто ориентируется именно на него при проверках.
Приказ руководителя организации. Если автомобиля нет в справочнике Минтранса или условия эксплуатации требуют корректировки (зимний период, езда в горах), компания утверждает собственные лимиты внутренним приказом.
Техническая документация. Паспорт транспортного средства и инструкции завода-изготовителя служат основой для расчета норм, если официальные методички Минтранса не содержат нужной модели.
Важно! Налоговое законодательство не обязывает нормировать расходы, но требует их экономической обоснованности. Утвержденная норма расхода топлива как раз и является таким обоснованием.
Путевой лист как основной документ учета ГСМ
Даже наличие чеков с АЗС не позволяет отнести затраты на себестоимость, если не подтвержден маршрут. Путевой лист — это единственный документ, который юридически связывает потраченное топливо с деятельностью компании.
Именно данные, зафиксированные в путевом листе, служат первичным основанием для списания топлива в расходы. Отсутствие этого документа трактуется контролерами однозначно: поездка была личной, следовательно, расходы необоснованны, а со стоимости бензина нужно удержать НДФЛ как с натурального дохода водителя.
Обязательные реквизиты путевого листа
С 2023 года требования к оформлению путевых листов изменились (Приказ Минтранса № 390). Использовать унифицированные формы (№ 3, № 4-П и др.) не обязательно, можно разработать свой бланк, закрепив его в учетной политике. Главное — наличие обязательных реквизитов.
В документе должны быть отражены:
срок действия путевого листа;
сведения о лице, оформившем лист (наименование, ОГРН, адрес, телефон);
информация о транспортном средстве (тип, модель, госномер, показания одометра при выезде и возвращении);
данные водителя (ФИО, данные ВУ);
вид перевозки и вид сообщения;
отметки о предрейсовом (и послерейсовом, если нужно) медосмотре и техническом контроле.
Критически важно указывать маршрут следования с высокой детализацией. Записи «по городу» или «езда по заданию клиента» для налоговой недостаточно. Чтобы расходы были приняты, необходимо писать конкретные адреса: «Склад (ул. Ленина, 5) – Офис Клиента (ул. Мира, 10) – Гараж».
Типичные ошибки при заполнении путевых листов
На практике списать затраты часто не удается из-за небрежного оформления. Самые частые промахи в подготовке путевых листов, которые приводят к налоговым спорам:
Отсутствие расшифровки подписей ответственных лиц (механика, диспетчера).
Нарушение хронологии: дата и время выезда раньше, чем время медосмотра.
Разрыв в показаниях одометра: пробег на утро текущего дня не совпадает с вечерним пробегом предыдущего дня.
Отсутствие конкретики в маршруте, не позволяющее оценить производственный характер поездки.
Арифметические ошибки при выведении остатков топлива.
Необходимые документы для учета и списания ГСМ
Полноценный документооборот — это защита от претензий. Помимо путевых листов, бухгалтерии требуется полный пакет подтверждающей «первички», формируемой на всех этапах движения ТМЦ.
Для отражения поступления необходимы:
Кассовые чеки с выделенной суммой и литражом (при покупке за наличные через подотчет).
УПД (Универсальный передаточный документ), товарные накладные (ТОРГ-12) и счета-фактуры (при безналичном расчете с поставщиками).
Детализированные отчеты процессинговых центров и реестры операций (если заправка идет по топливным картам).
Для подтверждения использования и расчета расход ГСМ:
Путевые листы (ежедневно или на смену).
Акт списания ГСМ (сводная ведомость за месяц или квартал), утверждаемый комиссией.
Акт снятия остатков (составляется при инвентаризации путем замера топлива в баках).
Журнал учета движения путевых листов.
Все эти документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет, так как проверка может охватить прошлые периоды. Своевременный сбор архива по движению горюче-смазочных материалов упрощает прохождение камеральных проверок.
Методы учета и списания ГСМ
Как определить точное количество топлива, подлежащее списанию? Компании стоят перед выбором: списывать строго по факту или использовать нормативы. Выбор конкретного метода должен быть четко закреплен в учетной политике, так как менять его произвольно в течение года нельзя.
Методы замера топлива
Для получения исходных данных об остатках применяются:
Штатные приборы автомобиля. Имеют высокую погрешность (до 10–15%), данные с панели приборов часто приблизительны.
Инструментальные замеры. Использование тарированных щупов и мерных линеек. Трудоемкий метод, применяемый при инвентаризации. Дает высокую точность, но требует идеально ровной площадки (наклон искажает уровень) и учета температурного расширения топлива.
Электронной системы контроля. Современное решение: установка емкостных датчиков уровня топлива (ДУТ) в бак и подключение к системе GPS/ГЛОНАСС. Позволяет видеть заправки и сливы в режиме реального времени. Это наиболее точный метод, однако даже здесь существует допустимая техническая погрешность оборудования в пределах 1–3%.
На фактический объем топлива в баке влияют внешние факторы: температура окружающей среды (эффект температурного сжатия или расширения жидкости) и наклон транспортного средства. Поэтому в учетной политике рекомендуется закрепить норму допустимого расхождения (толеранс) — обычно в пределах 1–3%. Разница между данными учета и фактом в этих границах признается естественной погрешностью измерений, а не хищением или недостачей.
Фактический метод списания ГСМ
При этом методе списания производятся строго на основании фактического потребления: (Остаток на начало + Заправка) – Остаток на конец = Расход. Остаток на конец смены фиксируется водителем или автоматикой.
Плюсы: Вы видите реальную себестоимость перевозок, нет отклонений между бухгалтерским и управленческим учетом.
Минусы: Сложно контролировать избыточный расход топлива. Если двигатель изношен или водитель ворует бензин, компания автоматически принимает эти потери на себя, уменьшая финансовый результат. Налоговая может оспорить такой подход, если расход явно завышен по сравнению с аналогами.
Нормативный метод списания ГСМ
Этот метод предполагает, что бухгалтер рассчитывает допустимый расход по формуле:
Пробег × Норма расхода / 100.
Именно эта сумма идет в затраты.
Утвержденная норма расхода топлива является инструментом защиты от хищений. Если водитель потратил больше нормы, этот «сверхлимит» не уменьшает налогооблагаемую базу. Сверхнормативный расход требует объяснительной: если причина уважительная (пробки, груз, погода), руководитель может разрешить списание за счет чистой прибыли, если нет — сумма удерживается из зарплаты водителя.
Бухгалтерский учет ГСМ
В плане счетов топливо и масла учитываются в составе оборотных активов. Основной счет — 10 «Материалы», к которому открывается субсчет 10.3 «Топливо». Важно своевременно отражать все операции и не допускать кассовых разрывов.
Типовые проводки по учету ГСМ
Основные бухгалтерские записи отражают движение топлива от покупки до сгорания в двигателе:
Дт 10.3 – Кт 60 : отражено поступление ГСМ от поставщика (по накладной или реестру карт).
Дт 19 – Кт 60 : выделен входной НДС со стоимости топлива.
Дт 68 – Кт 19 : НДС принят к вычету (при наличии счета-фактуры).
Дт 20 (23, 26, 44) – Кт 10.3 : произведено списание стоимости топлива на затраты.
Выбор счета затрат (20, 26 или 44) зависит от функционала транспорта: грузовики — на основное производство (20), машина директора — на общехозяйственные расходы (26), автомобиль отдела доставки — на расходы на продажу (44).
Особенности учета при различных способах приобретения ГСМ
Способ оплаты напрямую влияет на документооборот. Если водитель платит наличными, он обязан сдать авансовый отчет с чеками (проводка Дт 10.3 – Кт 71). Однако этот метод трудоемок и сложен в контроле. Гораздо эффективнее и прозрачнее работать по топливным картам.
В этом случае топливная карта выступает инструментом технического учета, а не платежным средством в классическом понимании. Компания перечисляет деньги процессинговому центру авансом (Дт 60 – Кт 51). В момент заправки деньги не списываются со счета компании мгновенно; водитель лишь получает топливо. В конце месяца поставщик предоставляет полный пакет документов (сводный акт, накладную, счет-фактуру), на основании которого бухгалтер делает одну проводку на приход всего объема за месяц.
Сама пластиковая топливная карта учитывается обычно на забалансовом счете (например, 006 «Бланки строгой отчетности»), так как она остается собственностью эмитента и подлежит возврату.
Налоговый учет расходов на ГСМ
В налоговом учете главная цель — доказать экономическую обоснованность затрат. Расходы должны быть направлены на получение дохода, иначе налоговая инспекция исключит их из расчета базы, что приведет к увеличению налога.
Учет ГСМ при расчете налога на прибыль
Компании на общей системе налогообложения (ОСНО) включают затраты на ГСМ в состав материальным расходам (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), если транспорт служебный.
Хотя Налоговый кодекс прямо не требует нормирования, Минфин в своих письмах регулярно настаивает на применении норм. Позиция ведомства такова: неограниченное списание противоречит принципу экономической оправданности. Если вы будете списывать бензин «бочками» на малолитражку, это вызовет обоснованные подозрения. Безопаснее применять нормы, утвержденные в приказе по предприятию, либо использовать рекомендации Минтранса.
Учет ГСМ при применении УСН
Для «упрощенцев» с объектом «Доходы минус расходы» порядок несколько иной. Затраты на ГСМ учитываются в составе расходов на содержание служебного транспорта (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы уменьшить налог, должны быть выполнены три условия:
Материалы оприходованы (есть накладные/чеки).
Материалы оплачены поставщику (деньги списаны со счета или выданы из кассы).
Топливо фактически израсходовано (подтверждено путевым листом).
Наличие корректно заполненных путевых листов обязательно и здесь, так как именно они доказывают производственную направленность поездок. Просто купить талоны на бензин недостаточно — нужно «выкатать» их для бизнеса.
Практические примеры учета и списания ГСМ
Разберем конкретный пример, демонстрирующий применение нормативного метода.
Допустим, ООО «Логист» использует грузовой автомобиль ГАЗель для доставки товаров. Базовая норма расхода, согласно распоряжению Минтранса, составляет 15 л/100 км. В учетной политике утверждены надбавки: 10% за работу в городе с населением свыше 1 млн чел. и 10% зимняя надбавка (действует с 1 ноября).
Условия:
Период: ноябрь (зима + город). Итоговая надбавка: 15 л + (15 * 0,2) = 18 л/100 км.
За месяц пробег по данным путевых листов составил 2000 км.
Заправлено по топливным картам 380 литров дизельного топлива.
Остаток в баке на начало месяца: 30 л.
Расчет расхода топлива по норме:
2000 км / 100 * 18 л = 360 литров.
Фактический баланс:
Начало (30) + Приход (380) – Расход по норме (360) = 50 литров (расчетный остаток).
При инвентаризации (замере) в баке обнаружено 40 литров.
Результат:
Факт потребления составил: 30 + 380 - 40 = 370 литров.
Нормативный расход: 360 литров.
Перерасход: 10 литров.
Бухгалтер делает проводку Дт 44 – Кт 10.3 на стоимость 360 литров (в пределах норм). Оставшиеся 10 литров перерасхода подлежат анализу. Если водитель не предоставит обоснования (например, акт о движении в тяжелых погодных условиях), стоимость этих 10 литров будет удержана из его зарплаты (Дт 73 – Кт 10.3) или списана на прочие расходы, не уменьшающие налог на прибыль (Дт 91.2 – Кт 10.3), что невыгодно компании.
Соблюдая детальный порядок учета и списания ГСМ, вы обеспечите полную прозрачность финансовых потоков и спокойствие при выездных налоговых проверках. Внимательное отношение к каждой цифре в обороте горюче-смазочных материалов — это не бюрократия, а фундамент рентабельности вашего бизнеса.
