Избежание махинаций с ГСМ на предприятии

Нецелевое использование средств, выделяемых на транспортные расходы, а также прямое их хищение – одна из наиболее распространенных и актуальных проблем, с которой сталкиваются владельцы предприятий и руководители транспортных цехов. Взять эту сферу расходов полностью под свой контроль и исключить махинации со стороны водителей при заправке служебного транспорта помогают топливные карты.

Как производятся махинации с ГСМ на предприятии

Существует несколько способов махинаций с топливом среди сотрудников, которые имеют доступ к служебному автотранспорту. В основном они связаны с невозможностью руководства и бухгалтерии полностью контролировать расход наличных средств. Методы мошенничества в этих случаях предельно просты:

• Приписки расхода ГСМ и/или количества рейсов.
• Нецелевое использование транспортного средства.
• Приобретение топлива нелегально по ценам ниже рыночных.
• Покупка более дешевого и низкокачественного горючего.
• Слив топлива из бака автомобиля.
• Приобретение поддельных кассовых чеков на горючее.

Ряд подобных махинаций наносит прямой финансовый вред работодателю, так как у него по факту воруются деньги или топливо, которое в последствие перепродается. Помимо этого, например, при использовании горючего с меньшим октановым числом вместо рекомендованного, наносится вред двигателю, топливной и выхлопной системам авто, что влечет за собой дополнительные расходы на ремонт. Кроме того, в некоторых случаях, еще и не выполняется фактическая работа, а рейсы оказываются «выполнены» лишь на бумаге.

Использование топливных карт для контроля транспортных расходов

Топливные карты являются своеобразным аналогом банковских и предоставляют пользователю возможность заправки ГСМ на определенных АЗС с полным отчетом и контролем над операциями. То есть владельцем карты (руководителем предприятия) может быть установлен лимит на время заправки, вид топлива, количество ГСМ и т.д. Таким образом, водитель не будет иметь возможности мошенничества с заправкой топлива худшего качества или сверх установленной меры.

Кроме того, так как применение топливных карт исключает использование наличных средств, исключается и вероятность прямого мошенничества с финансами, например, путем покупки топлива нелегально.

Особенности использования топливных карт:

• Возможность получения топлива в удобнее время и в необходимом количестве (в рамках установленного лимита) без наличных средств.
• Полный контроль над расходом топлива и возможность установки лимитов на заправку.
• Отчет по всем операциям с топливными картами за определенный отчетный период или за интересующий отрезок времени.
• Привязка карты к конкретному автомобилю без возможности использовать ее для заправки личного транспорта.
• Простое и быстрое формирование отчета по операциям и упрощенное ведение бухгалтерского учета.

Топливная карта не только позволяет избежать многих видов мошенничества с ГСМ, но и дает возможность оптимизировать транспортные расходы и упростить бухгалтерский учет.

Виды топливных карт

В зависимости от назначения и особенностей использования различают топливные карты для физических и юридических лиц. Первые предназначены для личного пользования и могут применяться только владельцем (держателем) карты. При этом владельцу АЗС или производителем топлива могут предоставляться различные бонусы:

• скидки на топливо;
• бонусные баллы (литры);
• бесплатные сервисные услуги;
• скидки на ремонт и обслуживание авто;
• скидки на автотовары в магазинах партнеров.

Карта позволяет отслеживать операции и расходы, что облегчает контроль финансов.

Топливные карты для юридических лиц также предполагают наличие бонусов, но их главные преимущества в другом:

• полный контроль всех операций по карте;
• возможность установки лимита по любым параметрам;
• автоматическое формирование бухгалтерской отчетности по операциям;
• возврат НДС.

То есть для юридического лица топливная карта – это не только минимизация возможности мошенничества, но и оптимизация расходов в топливной сфере, что очень удобно и актуально для многих руководителей и владельцев предприятий.